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Changer de syndic : c’est maintenant !

Surtout : n’attendez pas votre AG annuelle 

Quelques semaines avant l’AG, c’est trop tard !

Voici mes conseils pour que la transition entre votre ancien syndic et le nouveau se passe en douceur.

Le conseil syndical : pilier de la démarche

C’est le conseil syndical qui mène le projet de changement de syndic. Cela se passe en plusieurs étapes, qui vous feront remonter le temps.

Si le projet est mené avec méthode, cela se passera très bien.

Pourquoi changer de syndic ?

On ne change pas de syndic simplement parce qu’il ne répond pas aux mails ou au téléphone ! Cela est agaçant et relève de la négligence simple, mais n’est pas une faute.

Il a un contrat avec les copropriétaires (appelé mandat, régi désormais par un contrat-type) et celui-ci ne peut être dénoncé avant son terme que pour faute lourde ou grave :

malversations financières (quasiment impossible en cas de compte séparé)

non exécution des décisions d’AG

erreurs répétées dans la gestion comptable de la copropriété

Toute faute devra être prouvée par le syndicat des copropriétaires : en effet, dans la législation française, c’est au plaignant de prouver la faute. Le syndic bénéficie donc de la présomption d’innocence.

Quand changer de syndic ?

En l’absence de faute du syndic, vous devrez attendre l’AG ordinaire d’avant la fin du contrat du syndic.

Entre l’idée du changement et l’AG, prévoir 3 à 4 mois.

(AG – 3,5 mois) Faire face à la résistance au changement des copropriétaires

L’être humain est par nature résistant à tout changement : l’adaptation à un nouveau contexte est source de stress et d’effort, qu’il évitera.

On sait ce qu’on perd, on ne sait pas ce qu’on trouve !

Argumenter en étant factuel

Le conseil syndical doit donc s’armer d’arguments pour encourager les copropriétaires à voter pour le changement. Voici quelques exemples :

Lister les griefs contre le syndic en place : date, fait, conséquence pour les copropriétaires. Répertoriez uniquement les griefs relevant de l’intérêt collectif de la copropriété, pas des événements ou intérêts individuels.

** Non réponse aux contacts téléphoniques et mails

** erreurs dans l’établissement des comptes de la copropriété servant à préparer les 2 AG antérieures

** non respect des délais légaux de tenue des AG (envoi convocation, envoi PV)

** non exécution de certaines décisions d’AG, par exemple pour les travaux et/ou l’échéancier d’appels de fonds

** non exécution de travaux urgents de mise en sécurité

** non coopération avec le conseil syndical sur tous les sujets dont, pourtant, il doitêtre partenaire du syndic (cf article 21 de la loi de 1965)

** tarifs du syndic (forfait ET prestations supplémentaires) que vous jugez inappropriés par rapport au service rendu et/ou aux difficultés de gestion de la copropriété. Exemple : si votre copropriété n’a pas d’ascenseurs, pas d’espaces verts, pas de gardien, …etc le tarif du syndic doit être faible.

Informer les copropriétaires

Afin de les informer de votre démarche sans attendre l’AG, prenez soin de les rencontrer chez eux et/ou de leur envoyer un courrier. En tant que conseil syndical, vous avez accès à toutes les coordonnées des copropriétaires : les demander au syndic, il n’a pas le droit de vous les refuser.

Attention : les locataires n’ont pas à être impliqués dans ce projet, ce n’est absolument pas leur affaire. Ne passez donc pas par eux pour obtenir les coordonnées du copropriétaire et/ou leur avis d’habitant de la copropriété.

Etayez vos arguments par votre rapport moral

Lors de l’AG, le conseil syndical informe les copropriétaires de toutes les actions qu’il a menées pendant l’année écoulée. Ce rapport est généralement oral. Il est présenté mais non voté.

Afin de faciliter le vote de changement de syndic, préparez un rapport écrit (qui sera joint à la convocation AG) pour :

  • valoriser votre travail pour l’intérêt collectif
  • mettre noir sur blanc ce que vous avez fait facilement (sans l’aide du syndic)
  • mettre noir sur blanc ce que vous avez fait avec difficultés (syndic non coopératif)
  • mettre noir sur blanc ce que vous n’avez pas pu faire  (syndic non coopératif)

(AG – 2,5 mois) Lancer les consultations

Vous souhaitez changer de syndic : ne vous censurez pas !

Grosse copropriété (plusieurs dizaines de lots) ne signifie pas gros syndic !

Un bon syndic ne doit pas forcément être proche de votre copropriété : sa proximité géographique ne signifie absolument pas qu’il passera régulièrement vous voir. Cela dépend uniquement de son organisation, de ses objectifs, du turn-over des gestionnaires, …etc

Le syndic offrira un bon service s’il a le temps de s’y consacrer.

Ne vous laissez pas, non plus, endormir par les jolis discours commerciaux : ce n’est pas le commercial ou le patron qui fera le travail, c’est le gestionnaire !

Consultez 3 syndics professionnels maximum

Auparavant, préparez votre cahier des charges : nombre de visites souhaitées, mode de contact, problématiques de l’immeuble.

le syndic lyonnais innovant ICOPRO.Net : vous rencontrerez les 2 associés Françoise LANIER et Hervé GOUANVIC, qui sont les gestionnaires de copropriété et assument ensemble le service aux copropriétaires.

un syndic indépendant, dit « familial ». Demandez à rencontrer le gestionnaire.

un syndic faisant partie d’un grand groupe (Citya, Nexity, Foncia, …) : vous rencontrerez un commercial, rompu au discours d’avant-vente, restez pragmatique et objectif.

Et le syndic bénévole ?

Si parmi le conseil syndical, un volontaire se sent capable d’assurer la mission de syndic (cela permet de diminuer les charges), insérez cette possibilité dans votre grille d’évaluation.

ICOPRO.Net assiste les syndics bénévoles, nous pouvons donc vous aider à la mise en place puis ensuite à la gestion de votre copropriété.

Et le syndic en ligne ?

ce peut être une solution si votre copropriété est très stable : pas de pannes, pas de risques techniques, peu de turn-over des locataires ou copropriétaires.

Si vous souhaitez un syndic présent physiquement si nécessaire, cette solution est à bannir. Même chose si vous cherchez à diminuer les coûts : un syndic en ligne n’est pas forcément moins cher, tout dépend du service rendu (rapport qualité/prix) !

Faites votre choix

Organisez une réunion du conseil syndical, au calme (sans les enfants !), car le sujet est important pour la collectivité des copropriétaires et votre crédibilité de conseil syndical.

Faites une étude comparative des solutions syndics, avec tous vos critères de choix. A l’aide de cette grille d’évaluation objective et équitable, choisissez votre champion.

Si vous hésitez, demandez à rencontrer à nouveau le(s) syndic(s). ICOPRO.Net vous rencontrera autant de fois que nécessaire.

(AG-1,5 mois) Contactez le syndic en place

Envoyez à votre syndic actuel, en lettre recommandée avec accusé de réception, la résolution d’AG prévoyant l’élection de votre champion, accompagnée de la proposition de mandat.

ICOPRO.Net vous aide dans cette étape.

(AG) Déroulé de l’ordre du jour

L’élection d’un nouveau syndic est une résolution « à part » dans une AG. Elle doit être placée au bon endroit dans l’ordre du jour, et se dérouler selon un mode opératoire précis. La question se pose de la prise de notes (secrétaire de séance), de la bonne tenue de l’AG (président de séance).

ICOPRO.Net vous aide dans cette étape, par sa présence.

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