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Fonds de réserve copropriété : et si je vends ?

Je vends mon appartement

Que devient le fonds de réserve ?

Le fonds de réserve est un « bas de laine » que la copropriété a mis de côté en vue de futurs gros travaux d’investissements.

Cette réserve financière ne peut pas être remboursée, notamment si le copropriétaire vendeur y a déjà versé sa quote-part. Elle est à la disposition des copropriétaires actuels et à venir, pour être dépensée dans un futur proche.

Le copropriétaire vendeur peut récupérer de manière indirecte cette somme en la répercutant sur le montant de la vente. Cet accord entre le vendeur et l’acquéreur est indépendant du syndicat des copropriétaires : c’est un accord contractuel entre les 2 parties signataires de la mutation immobilière.

Que deviennent les avances de travaux ?

Les avances de fonds (travaux) sont payées par le copropriétaire vendeur selon un échéancier défini en Assemblée Générale Ordinaire.

Si la vente a lieu pendant cet échéancier, les sommes dues après la vente seront payées par le nouveau copropriétaire. Ces sommes sont indiquées dans l’état daté.

Que deviennent les provisions pour charges ?

Les provisions pour charges (entretien courant, fonctionnement, frais d’administration de la copropriété) sont payées par le copropriétaire vendeur selon un échéancier défini en Assemblée Générale Ordinaire.

Si la vente a lieu pendant cet échéancier, les sommes dues après la vente seront payées par le nouveau copropriétaire. Ces sommes sont indiquées dans l’état daté.

En savoir plus

LegiFrance – Décret de 1967 – Etat daté

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Délai convocation AG : 21 jours ou 8 jours ?

Convocation AG : adaptable au besoin ?

Il arrive qu’un événement imprévu ou un sujet urgent nécessite la convocation d’une assemblée générale spéciale (ou extraordinaire) des copropriétaires de l’immeuble.

Citons par exemple :

  • un désaccord récurrent avec le syndic en place
  • vente d’une partie commune
  • travaux qu’un copropriétaire souhaite faire dans les parties communes
La démocratie est la règle en copropriété

La démocratie est la règle en copropriété

Comme le précise la loi de 1965, le délai de 21 jours est incompressible, quel que soit le motif de l’Assemblée.

En effet, une AG est un événement souverain qui doit être organisé bien en amont : définition de l’ordre du jour, détermination du lieu et de l’heure, envoi des convocations.

Sachez aussi que les AG extraordinaires sont facturées en sus par votre syndic (prestation exceptionnelle non prévue dans le forfait de gestion de base).

Et en cas de sinistre ? 8 jours minimum

Le règlement d’un sinistre est le seul cas où l’AGE peut être convoquée en urgence.

Le syndic a le droit de convoquer une AGE d’urgence dans un délai de 8 jours (minimum) au lieu de 21 jours.

On parle de sinistre lorsqu’un événement (climatique par exemple) a nécessité une déclaration à l’assurance de l’immeuble et que, au-delà des actions immédiates de protection et de mise en sécurité (gestion des « effets » du sinistre), les copropriétaires doivent décider de la suite (financement de la protection immédiate, gestion des « causes » du sinistre, recherche de responsabilité éventuelle).

Exemple de calendrier en cas de sinistre

  1. (J) les copropriétaires signalent au syndic le sinistre (exemple : toiture envolée)
  2. (J+x ouvrable) le syndic gère l’urgence :
    – déclare le sinistre à l’assurance de l’immeuble
    – contacte les entreprises pour protéger et mettre en sécurité l’immeuble et ses abords
    – contacte le conseil syndical pour déterminer une date d’AGE et l’ordre du jour
  3. (J+x+y) le syndic gère l’AGE :
    il envoie les convocations aux copropriétaires
  4. (J+x+y+8) l’AGE a lieu

 

Comment éviter une AG extraordinaire ?

LA.GE.CO. conseille à tous les copropriétaires, et en particulier le conseil syndical, d’être vigilants pour ne pas se laisser « déborder ». C’est le rôle du syndic et du conseil syndical de vous conseiller sur ces sujets, notamment lors des Assemblées générales

Surveiller

« Surveiller » régulièrement l’état du bâti pour éviter les sinistres.

Voter et financer

Ne pas éternellement retarder de gros travaux d’entretien (toiture, fissures, façades, ascenseurs, …) ou de sécurité

Voter les actions juridiques permettant de régler les impayés, et donc de financer les travaux reportés.

Sélectionner les fournisseurs

Choisir des fournisseurs fiables, éviter le choix systématique du « moins-disant ».

En savoir plus sur les délais de convocation

LégiFrance – Décret de 1967

 

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Qui paie l’état daté ?

Etat daté : qu’est-ce donc ?

L’état daté est un document légal demandé par le notaire lorsqu’un copropriétaire vend son bien immobilier. Il permet d’informer l’acquéreur de la position financière et juridique du copropriétaire vendeur à l’égard de la copropriété : ce que la copropriété lui doit, ce que le copropriétaire doit à la copropriété, les avances, les provisions pour travaux, les contentieux éventuels.

Qui le rédige ?

La loi indique que c’est au copropriétaire vendeur de fournir les informations au notaire.

Mais ce document est difficile à comprendre pour un non professionnel, et ce qu’on y inscrit a valeur légale pour la transaction : la peur de se tromper est donc bien réelle.

En conséquence, c’est dans la très grande majorité des cas le syndic de la copropriété qui le rédige.

La production de ce document nécessite : recherches, vérifications, rédaction, envoi. Il a valeur légale.

Combien coûte-t-il ?

Cas du syndic professionnel

Si la copropriété est gérée par un syndic professionnel, sa prestation intellectuelle de recherche des informations et de remplissage de l’état daté est facturée selon le tarif indiqué dans son mandat (paragraphe « prestations particulières »). Ce tarif n’est pas réglementé et des disparités importantes peuvent exister d’un syndic à l’autre.

Cas du syndic non professionnel

Si la copropriété est gérée par un syndic non professionnel (dit « bénévole »), sa prestation intellectuelle de recherche des informations et de remplissage de l’état daté est gratuite.

S’il se fait aider par un professionnel (par exemple LA.GE.CO.). la prestation de ce professionnel sera facturée par le syndic bénévole au copropriétaire vendeur.

Qui paie ?

C’est toujours le copropriétaire vendeur qui paie les frais de mutation.

Parfois, lors du compromis de vente, un accord peut être trouvé avec le copropriétaire acquéreur pour partager les frais, mais c’est rare.

Ce coût peut en revanche être intégré de manière « invisible » dans le prix de vente (déterminé librement par le vendeur).

Le pré-état daté : pourquoi, qui comment ?

La loi ALUR a introduit une obligation nouvelle pour les syndics (professionnels ou non) : fournir les information de l’état daté AVANT le RDV pour la signature du compromis de vente.

La prestation du syndic est donc la même, mais plus tôt dans le processus de vente.

Son  coût est variable (comme pour l’état daté).

Lors de la signature définitive de la vente, l’état daté fourni est en fait le pré-état daté mais réactualisé avec des informations issues d’événements qui seraient survenus entre les 2 RDV chez le notaire. La prestation intellectuelle du syndic est donc la même dans son déroulement .

Certains syndics refacturent cet état daté, d’autres non. Cela est indiqué dans leur mandat (lorsque le mandat respecte le nouveau mandat-type). Si ce n’est pas indiqué, il est prudent que le copropriétaire vendeur se renseigne AVANT la mise en vente.

Pour en savoir plus

LegiFrance – Décret 1967

Contactez LA.GE.CO.

Si vous êtes le copropriétaire vendeur ou le futur acheteur, nous vous renseignerons sur cette procédure.

Si vous êtes le syndic non professionnel, nous vous aiderons à remplir le pré-état daté.

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Convocation dématérialisée : ça marche

La convocation électronique aux Assemblées Générales : ça marche !

Quelques mois après la publication de l’arrêté autorisant l’envoi des convocations aux Assemblées Générales par voie électronique, les outils techniques sont désormais au point.

La demande

Le syndic envoie à chaque copropriétaire et par écrit une demande d’autorisation d’envoi des convocations par voie électronique.

La réponse

Le copropriétaire peut refuser et préférer la méthode « à l’ancienne » : aller chercher à la Poste sa lettre recommandée avec accusé de réception.

La réponse OUI ou NON doit être reçue par le syndic soit par une LRAR soit lors de l’AG concernée par la convocation.

Le « tiers de confiance »

Le syndic contractualise avec une société labellisée « tiers de confiance » pour effectuer les envois des convocations.

L’envoi de la convocation

Le tiers de confiance reçoit du syndic le contenu des convocations et les adresses mails des copropriétaires. Il fait savoir par un mail anonyme, sécurisé et individualisé à chaque copropriétaire qu’une convocation est disponible.

La réception

Le copropriétaire « télécharge » la convocation reçue dans le mail.

Il peut aussi ne pas la télécharger, ce qui équivaut à ne pas aller chercher une LRAR papier.

La renonciation a posteriori

Le propriétaire peut refuser de recevoir désormais les convocations par voie électronique, en faisant parvenir au syndic une LRAR.

L’intérêt de cette dématérialisation ?

Pour le syndic

Moins de papier en évitant les photocopies.

Gain de temps pour les employés du syndic car suppression des pliages et des envois physiques à La Poste.

Pour le copropriétaire

S’il accède facilement à un ordinateur, il peut prendre connaissance de la convocation (ordre du jour, pouvoir, résolutions détaillées, devis, états comptables, …) sans avoir à se déplacer à La Poste.

Ce déplacement pouvait parfois se faire après l’AG, par manque de temps, de disponibilité, …

Des coûts diminués

Dans l’absolu, ce fonctionnement doit coûter moins cher. Cela dépendra du prestataire « tiers de confiance » chargé de l’acheminement.

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Ascenseur en copropriété : que dit la loi ?

Quelles sont les règles de maintenance d’un ascenseur en copropriété ?

L’ascensoriste est le fabriquant de l’ascenseur (OTIS, KONE, …).

Tous les 5 ans

Contrôle technique complet, par un technicien certifié indépendant de l’ascensoriste

Tous les ans

Vérification des parachutes

Tous les 6 mois

Vérification des freins et câbles

Toutes les 6 semaines

Vérification du bon fonctionnement de l’ascenseur et de la fermeture des portes.

Son entretien est donc un budget conséquent, à prévoir chaque année dans la copropriété.

Tout ceci garantit la sécurité des habitants et visiteurs de l’immeuble.

Tout ceci a un coût (déplacement du technicien, diagnostic voire expertise, commande de pièces, remplacement, …).

Tout ceci est en sus de son installation (plusieurs milliers d’euros) : étude de faisabilité technique, plan de financement éventuellement sous forme de prêt collectif, travaux, contrôle de conformité.

Faut-il obligatoirement réhabiliter les ascenseurs anciens ?

La loi du 3 juillet 2003 a été réduite récemment et n’oblige plus à une mise aux normes systématique des ascenseurs (arrêt à chaque étage, seuil, …). Néanmoins, chaque copropriété peut étudier une adaptation en fonction de leur vétusté et des risques encourus (enfants, personnes âgées).

Que faire en cas d’accident ?

Un tel événement doit être pris en charge par le syndic, tant en amont (avant l’accident) qu’en aval (après l’accident).

Avant

Renégocier si besoin les contrats de maintenance pour se conformer au planning ci-dessus

Faire voter l’entretien dans le budget annuel

Après (sous 2 à 5 jours)

Le conseil syndical, ou tout copropriétaire, fournit au syndic les éléments d’information (date, heure, personnes, lieu, photographies) lui permettant de faire la déclaration de sinistre auprès de l’assureur de l’immeuble.

 

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Voiture électrique en copropriété : un rêve inaccessible ?

La voiture électrique (notamment en ville et donc en copropriété) : un atout pour la protection de l’environnement et les économies d’énergie.

Les copropriétaires savent combien il est difficile de faire fonctionner correctement les garages et box : portes basculantes en panne, minuterie défaillante, portes coupe-feux contraignantes, aération VMC ultra-réglementée, extincteurs volés ou vandalisés…..

Malgré la vigilance du syndic et du conseil syndical, malgré la réactivité des opérateurs-dépanneurs, ces problèmes sont parfois récurrents, et fort agaçants au quotidien.

En copropriété, la voiture électrique est-elle un rêve accessible ?

Plusieurs questions se posent lorsqu’il s’agit de faire installer des prises électriques pour recharger les véhicules dans les sous-sols d’une copropriété :

  • faut-il l’installer pour toutes les places de parking identifiées, ou bien seulement pour les copropriétaires demandeurs ? (économies d’échelle)
  • qui finance l’installation et l’entretien du compteur électrique général (qui alimentera l’ensemble de ce réseau d’électricité dédié) ?
  • faut-il installer des compteurs dans chaque box, et donc faire établir un contrat pour chaque box (et donc chaque copropriétaire) ?
  • si les box sont ouverts, comment prévenir les dégradations, voire les « piratages » ?
  • comment imputer ces coûts sur les charges de copropriétés (notamment pour les copropriétaires-bailleurs) ?

Des informations techniques sont disponibles, notamment ici BREEZCAR.

Mais les solutions techniques ne répondent pas aux questions précédentes, qui relèvent de l’organisation et de l’administration de la copropriété.

Un sujet vaste, intéressant, innovant, positif, mais qui engage sur le long terme. Au conseil syndical de s’en emparer !

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Label RGE des artisans : vigilance

Label RGE des artisans : késako ?

RGE = Reconnu Garant de l’Environnement

Il existe des artisans qui affichent un label RGE alors qu’ils ne le détiennent pas.

Avant de retenir un artisan pour des travaux, consultez le site renovation-info-service.gouv.fr. Les organismes certificateurs de l’artisanat y répertorient les entreprises labellisées.

Même s’il ne faut pas voir le mal partout, cette courte et gratuite vérification « ne mange pas de pain » !

Ceci vous assurera la sérénité pour obtenir certains prêts bancaires ou des diminutions d’impôts liés à ces travaux de rénovation.

Un autre allié : le prêt collectif

Et pensez au financement par un prêt collectif (quelques banques sont spécialisées dans ce type d’offre) : il est beaucoup plus souple qu’un prêt immobilier ou à la consommation standard, notamment en supprimant les contrôles d’âge ou de santé de l’emprunteur.

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Changer de syndic : comment faire ?

Comment et surtout pourquoi  changer de syndic ?

Changer de syndic est facile, il suffit de connaître les démarches à accomplir et d’y consacrer un peu de temps.

La loi ALUR a confirmé ce qui existait déjà depuis longtemps dans la loi de 1965 qui définit les modalités d’administration des copropriétés.

LA.GE.CO. vous accompagne dans cette démarche

Qui est finalement plus « intellectuelle » que « technique » ou administrative !

Le conseil syndical ou tout copropriétaire pourra engager la démarche, qui dans les grandes lignes consiste à :

1- Vérifier la date de fin du mandat du syndic actuel

La loi interdit, sauf faute grave prouvée (il n’en existe que 2 à ce jour), de dénoncer un mandat de syndic avant son terme.

D’où l’intérêt de voter des mandats courts (12 – 18 mois).

2-Identifier les points faibles du syndic actuel

Qu’il soit professionnel ou bénévole, le syndic peut ne plus satisfaire les copropriétaires, pour des raisons variées : relation avec les copropriétaires ou le conseil syndical, savoir-faire technique ou comptable, turnover des gestionnaires, suivi des AG, tarif des prestations hors forfait, ….

3-Plaider auprès des copropriétaires la mise en concurrence du syndic

En effet, il faut une majorité absolue pour changer de syndic (moitié des tantièmes généraux + 1 voix).

Arriver en Assemblée Générale pour voir le changement de syndic retoqué par des copropriétaires qui n’étaient pas au courant, c’est dommage.

4-Solliciter des devis auprès de syndics professionnels

N’hésitez pas à dépasser les frontières de votre commune.

Les outils informatiques permettent à tout syndic bien organisé de travailler à distance, notamment les petites structures souples.

5-Préparer la résolution à soumettre à l’Assemblée Générale

Résolution spécifique dédiée au renouvellement ou au remplacement du syndic.

Quel est le délai à prévoir pour tout cela ?

Au minimum 3 mois avant la date de l’AG annuelle.

Ce n’est pas une décision « légère », en particulier lorsque le syndic est « historique ».

Comment LA.GE.CO. peut vous y aider ?

Le conseil syndical passe commande d’une prestation de conseil :

  • elle contient tous les éléments de cadrage et d’étude
  • une option est possible pour accompagner le conseil syndical pendant la phase d’information et de discussion avec les copropriétaires, notamment ceux qui ne résident pas dans l’immeuble (copropriétaires-bailleurs).
  • chaque étape s’accompagne d’un compte-rendu écrit de mission

Cette prestation est facturée à l’ensemble de la copropriété, ce qui correspond au droit du conseil syndical d’engager toute dépense jugée utile dans le cadre de sa mission au service de l’ensemble des copropriétaires.

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Un logiciel de comptabilité qui diminue les coûts

Découverte récente d’un logiciel de comptabilité permettant à LAGECO de ne pas augmenter ses tarifs

Ce logiciel de comptabilité en ligne est parfaitement adapté à une TPE. je l’ai donc adopté. La conséquence directe est que son faible coût et la qualité du service rendu (hot line notamment) permet à votre conseiller préféré en copropriété de ne pas augmenter ses tarifs.

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salon de la Copropriété – Paris – Novembre 2015

Salon de la Copropriété 2015 à Paris : pourquoi y passer 2 jours ?

Du 4 au 5 novembre 2015 à la porte de Versailles, Paris.

http://www.saloncopropriete.com/

Plusieurs raisons :

  • confronter mon expérience à celle d’autres professionnels,
  • me tenir au courant des dernières réglementations,
  • bénéficier de retours d’expérience de la part des professionnels syndics et des copropriétaires ou conseillers syndicaux,
  • prendre la température de l’état d’esprit des copropriétaires,
  • trouver des partenaires ou fournisseurs….

 

Pourquoi aller si loin ? Eh bien parce que ce salon n’existe pas à Lyon, ce qui est tout simplement inadmissible. Mais bon, c’est ainsi.

Cette manne d’informations bénéficiera directement aux personnes qui me demandent conseil.

En attendant le décret sur la formation continue obligatoire des syndics, ce Salon est un bon compromis.

De nombreux outils existent pour faciliter la vie des syndics, les faire gagner en productivité malgré des tâches administratives (communément appelées « la paperasse ») qui représentent 80% du temps de travail.

Chers copropriétaires, imaginez bien que tout cela a un coût. Le syndic professionnel est une entreprise, avec des salariés, et ne doit donc pas mettre en danger son activité. Un compromis est donc à trouver entre :

  • la qualité de service attendue par les clients que sont les copropriétaires
  • le coût de ce service, finalement imputé aux syndicats de copropriétaires
  • le respect de la réglementation
  • la nécessaire souscription d’assurances

 

Quelques anecdotes et surprises

Savez-vous que la loi de juillet 1965 avait pour objectif, au sortir de la guerre et pour compléter la loi de 1938,  de protéger les copropriétaires (sécurité, hygiène, finances, …) et d’uniformiser les règles d’administration des immeubles ? Aujourd’hui, les lois successives l’ont faite évoluer : elle protège et pérennise dorénavant l’immeuble et le bâti, plus que les habitants; la crise du Logement et la déliquescence des finances publiques sont passées par là.

Les copropriétaires parisiens sont extrêmement exigeants et méfiants envers leur syndics professionnels. Cet état d’esprit ne me semble pas aussi extrême en province, notamment à Lyon, où il n’y a pas eu d' »affaire judiciaire » aussi retentissante qu’à Paris.

Un copropriétaire a déploré le manque de formation des conseillers syndicaux, alors que ce sont des acteurs pivots de la vie quotidienne en copropriété, en collaboration avec le syndic (bénévole ou professionnel).

LA.GE.CO. répond à ce besoin de formation « continue » des conseillers syndicaux, pensez-y !

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